Tot maandag 1 december 2014 konden Amsterdamse burgers een aanvraag om een stadspas en een zogenaamd Kindpakket indienen. Een Amsterdammer verzendt zijn aanvraag op zaterdag 22 november 2014. Zijn aanvraag wordt afgewezen, omdat de gemeente de aanvraag op dinsdag 2 december heeft ontvangen. Zijn bezwaarschrift wordt ongegrond verklaard, omdat volgens de gemeente niet te controleren is wanneer de man de aanvraag heeft gepost. Het risico van ontvangst van een poststuk ligt bij de verzender.

De man neemt contact op met de ombudsman.

Die neemt op zijn beurt weer contact op met de gemeente met vragen over de datumstempel van Post NL op de envelop, de uiterste datum van maandag 1 december – terwijl algemeen bekend is dat Post NL op maandag geen post bezorgt - en de belemmering om een op 2 december ontvangen aanvraag alsnog in behandeling te nemen.

De gemeente antwoordt dat enveloppen niet bewaard worden. De datumstempel op de envelop is daarom niet meer te achterhalen. De behandelende afdeling had de interne werkafspraak om aanvragen die op 2 december nog binnenkwamen, gewoon in behandeling te nemen. De gemeente erkent dat dat in dit geval ten onrechte niet is gebeurd. De afdeling Bezwaar kende deze werkafspraak niet en heeft daarmee bij de bezwaarschriftbehandeling dus geen rekening gehouden.

De gemeente stuurt de man alsnog een stadspas. De activiteiten in het Kindpakket zijn voorbij. In plaats daarvan biedt de gemeente de man een kledingbon van dezelfde waarde als het Kindpakket aan. De man is tevreden.

De ombudsman is blij dat de man alsnog heeft gekregen waarop hij recht heeft. Wel merkt hij op dat de afdeling Bezwaar het bezwaarschrift kennelijk heeft afgehandeld zonder hierover contact met de behandelende afdeling op te nemen. Was dat wel gebeurd, dan was meteen de werkafspraak bekend geweest bij de bezwaarmedewerker. Als toen hetzelfde was gebeurd als nu na tussenkomst van de ombudsman – namelijk alsnog verstrekken waarop de man volgens de behandelende afdeling recht had – had de man zijn bezwaarschrift kunnen intrekken en was de zaak daarmee afgerond.