Een man stuurt een noodkreet aan de ombudsman: Zijn 2 jarige dochtertje is door zijn ex-echtgenote, zonder zijn toestemming, meegenomen naar het buitenland. Hij wil, met behulp van de bevoegde autoriteiten in Den Haag zijn kind terug laten halen naar Nederland. Het Ministerie van Veiligheid en Justitie dat zich hiermee bezighoudt, heeft enkele weken geleden een verzoek gedaan aan gemeente Amsterdam om een uittreksel te sturen uit het Register Niet Ingezetene (RNI). Volgens de man is hier geen gehoor aan gegeven en daarmee loopt het proces om zijn kind terug te geleiden, onnodig vertraging op.

Na bemoeienis van de ombudsman wordt het gevraagde document binnen een dag opgestuurd naar Den Haag. De Ombudsman heeft de man geïnformeerd en bij het Ministerie navraag gedaan naar de verzending van het verzoek. Al snel wordt duidelijk dat een reactie op het verzoek is uitgebleven omdat het verzonden is naar een fax en niet naar een speciaal daarvoor ingestelde mailbox.

Om te voorkomen dat een dergelijke miscommunicatie zich in de toekomst kan herhalen heeft de ombudsman de verantwoordelijke dienst in gemeente Amsterdam verzocht het Ministerie van Veiligheid en Justitie (opnieuw) te informeren over deze mailbox zodat toekomstige verzoeken voor speciale uittreksels snel worden gezien.