Begin september 2015 vindt er een vergadering van de commissie Ruimtelijke Ordening (hierna: RO) van de gemeenteraad van Amsterdam plaats. Eind september zou het verslag van deze commissievergadering worden vastgesteld. Een paar dagen voor deze vaststelling laat een man per e-mail aan de griffier en alle commissieleden weten dat het (concept)verslag volgens hem op een belangrijk punt niet juist is. Om dit te kunnen toelichten, krijgt hij tijdens de vergadering van eind september 1 minuut spreektijd. Geen enkel commissielid reageert volgens hem op het correctievoorstel/inspreekbijdrage. Het verslag wordt vervolgens vastgesteld. Omdat ook dit laatste verslag zonder de correctie wordt vastgesteld, wendt hij zich tot de Gemeentelijke Ombudsman.

Naar aanleiding van het verhaal van man doet de ombudsman navraag bij de gemeente. De gemeente laat de ombudsman weten dat het recht om wijzigingen voor te stellen enkel toekomt aan de leden van de raadscommissie, de voorzitter en de portefeuillehouder (wethouder). Insprekers kunnen wel contact opnemen met leden van de commissie om een voorstel tot wijziging van het verslag onder de aandacht te brengen. Het is echter niet mogelijk het verslag te corrigeren nadat het in de vergadering is vastgesteld. De gemeente geeft aan dat het verslag van de vergadering van begin september is vastgesteld, zonder dat de leden de door de man voorstelde wijzing hebben overgenomen. Zijn inbreng is echter wel overgenomen in het verslag van de vergadering van eind september. Het verslag van de commissievergaderingen is alleen niet woordelijk. Dat de man letterlijke bewoordingen niet terugleest in het verslag kan dus kloppen. Verder vertelt de gemeente dat de commissiegriffier diverse malen contact heeft gehad met de man. De man is toen uitgelegd dat een inspreker geen mogelijkheid heeft voorstellen tot wijziging van het verslag te doen, maar dat hij wel de mogelijkheid heeft de leden te bewegen zijn voorstel over te nemen. In het geval van de man heeft de voorzitter ervoor gekozen om bij wijze van uitzondering tijdens de vergadering van eind september 2015 aandacht te vragen voor zijn voorstel om het verslag van begin september 2015 te wijzigen. De voorzitter heeft in de vergadering uitgelegd dat de leden van de commissie, na het beluisteren van de inbreng van de man, de gelegenheid hebben om de voorgestelde wijziging over te nemen. Geen van de leden, de voorzitter of de portefeuillehouder besloot na het beluisteren van zijn inbreng de voorgestelde wijziging over te nemen. De gemeente herkent zich dan ook niet in de klacht van de man dat er niet door de voorzitter van de commissie en de griffier gereageerd is op de verzoeken om het verslag aan te passen.

Uit de reactie van de gemeente kan de ombudsman niet opmaken dat de gemeente onbehoorlijk heeft gehandeld. De gemeente heeft goed en duidelijk aangegeven dat het recht om wijzigingen voor te stellen enkel toekomt aan de leden van de raadscommissie, de voorzitter, de portefeuillehouder (wethouder). De ombudsman ziet dan ook geen aanleiding voor nader onderzoek en sluit vervolgens het dossier.