Een leerling gaat van het basisonderwijs naar het middelbaar onderwijs. De scholierenvergoeding moet dan verhoogd worden. DWI keert echter het lagere bedrag voor een basisscholier uit. De moeder van de leerling neemt meerdere keren contact op met DWI. Als de fout na enige maanden nog niet hersteld is legt zij de zaak voor aan de ombudsman. Deze verzoekt DWI de fout alsnog te herstellen. DWI doet dit en geeft dan tevens aan dat het probleem vaker voorkomt.

De ombudsman vraagt hierop nadere informatie aan DWI. Ook legt de ombudsman de zaak voor aan DMO omdat deze gemeentelijke dienst de leerlinggegevens bij DWI aanlevert. Uit de reacties blijkt dat de DWI al in het begin van het kalenderjaar gegevens bij DMO opvraagt omdat de regeling anders niet bij het begin van het schooljaar kan worden uitgevoerd. DMO levert de leerlinggegevens in april aan DWI. Bij het begin van het schooljaar zijn deze gegevens “verouderd” met als gevolg dat leerlingen niet goed geregistreerd staan. Het kan gaan om ruim duizend leerlingen. Pas na de interventie van de ombudsman zijn DWI en DMO met elkaar in gesprek gegaan en is een maatregel genomen om te voorkomen dat,  als gevolg van een foutieve registratie, een te lage scholierenvergoeding wordt uitgekeerd.

De ombudsman komt tot het oordeel dat DWI de foute registratie van de leerling eerder had moeten herstellen. Indien verder blijkt dat zich structurele problemen voordoen bij de gegevensoverdracht tussen verschillende gemeentelijke diensten, moet overlegd worden hoe dit opgelost kan worden. Het ligt hierbij voor de hand dat de dienst die de regeling uitvoert en als eerste signalen ontvangt dat zich problemen voordoen, het initiatief neemt tot overleg. DWI had de breed spelende registratieproblematiek dan ook eerder met DMO moeten bespreken. Nu is dit pas gebeurd na interventie van de ombudsman.