Door(oud)medewerkers van DFM is een klacht bij de ombudsman ingediend over het onderzoek dat in opdracht van het College van B&W vorig jaar is uitgevoerd naar aanleiding van klachten over de bejegening door de directeur van de dienst Dienstverlening en Facilitair Management (DFM).  De DFM-ers geven aan dat hun onvrede zich er vooral op richt dat ondanks alle onderzoeken de ernst van de situatie niet aan het licht is gekomen. Ook zijn zij niet of onvoldoende in staat gesteld kennis te nemen van de resultaten van de onderzoeken die zijn ingesteld. 

Op 18 mei 2011 dienen dertig medewerkers een klacht over het optreden van hun directeur. Eind juni stelt de gemeentesecretaris een klachtencommissie in. In juli bericht Het Parool over het schrikbewind dat de directeur zou voeren. Op 19 juli geeft het College van B&W opdracht voor een breder onderzoek door Bureau Integriteit (BI) naar de wijze van leidinggeven en de bejegening van de medewerkers.

De klachtencommissie concludeert dat door de gedragingen van de directeur een onveilige sfeer heeft kunnen ontstaan en dat klagers de uitlatingen van de directeur als intimiderend hebben kunnen ervaren. Of sprake is van structureel gedrag heeft de commissie niet kunnen vaststellen. Hiervoor verwijst zij naar het onderzoek van BI. 

BI houdt onder meer interviews met 87 medewerkers van DFM en vraagt hen naar hun ervaringen met ongewenst gedrag. Ook opent BI een speciaal meldpunt. BI acht het op grond van de resultaten van de onderzoeken denkbaar dat in het bijzonder de directeur, in bepaalde uitlatingen, vooral als het gaat om de effecten op de betrokken medewerker(s), zich heeft bediend van ongewenst gedrag. Op basis van dit onderzoek is het voor BI niet mogelijk zich erover uit te spreken of en in welke gevallen dat daadwerkelijk het geval is geweest.
Het College schrijft op 20 september 2011  aan de gemeenteraad onder meer dat de directieve stijl van leidinggeven die bij DFM wordt gehanteerd een stijl is die in bepaalde fasen kan passen bij een organisatie met een veranderingsopgave zoals DFM die heeft.  Uit het onderzoek en de klachtrapportage is gebleken dat er voldoende indicaties zijn om vast te stellen dat de directeur jegens een groep medewerkers diverse malen gedrag heeft vertoond dat niet gepast is geweest en door hen kon worden ervaren als intimiderend, kwetsend en/of vernederend.
De rapportage van de klachtencommissie is ter inzage gegeven aan klagers. Het rapport BI is geheimgehouden.

Wel heeft het College de medewerkers van DFM over de uitkomsten van de verschillende onderzoeken bij verschillende gelegenheden geïnformeerd. 

 

Het onderzoek van de ombudsman heeft zich gericht op:

• de wijze waarop op de signalen over misstanden bij de leiding van DFM door het College is gereageerd en de samenhang tussen de verschillende onderzoeken die zijn ingesteld;
• de wijze waarop de onderzoeken zijn uitgevoerd;
• de communicatie hieromtrent.
  
  

De ombudsman heeft kennis genomen van de rapporten van de klachtencommissie en van BI en heeft onder meer gesproken met (oud)medewerkers van DFM, medewerkers van BI, de burgemeester, de wethouder Personeel en Organisatie en de (voormalige) gemeentesecretaris.

 

De voornaamste conclusies van het onderzoek zijn:

 

1. Na de indiening van de klacht  is onvoldoende doortastend en voortvarend opgetreden. Dit klemt met name in situaties waarin het vertrouwen in de leiding aan de orde is.
2. Het College stond een grondige aanpak van de kwestie voor ogen en heeft diverse onderzoeken in gang gezet. De gemengde opdracht aan BI (stijl-  en bejegeningsonderzoek) heeft tot begrijpelijke verwarring en teleurgestelde verwachtingen bij klagers geleid.
3. Het naast elkaar bestaan van verschillende procedures voor de behandeling van klachten over leidinggevenden leidt tot onduidelijkheid en vertraging van de behandeling van de klachten. Het voorgaande geeft de ombudsman aanleiding een aanbeveling te doen.
4. Het is door de formulering van de uitnodiging begrijpelijk dat de deelnemers aan het onderzoek van BI in verwarring kwamen over het al dan niet krijgen van verslagen van hun gesprekken.
5. Het heeft ontbroken aan afstemming tussen het onderzoek van de klachtcommissie en het BI-onderzoek. Daardoor is onvoldoende vastgesteld of de incidenten waarover is geklaagd zich hebben voorgedaan.
6. Het College heeft opening van zaken gegeven over de voornaamste conclusies van de onderzoeken en de tegen de directeur getroffen maatregelen. Dat past bij de ernst van de kwestie en de mate waarin deze publiek was geworden.
7. Tegen openbaarmaking van de onderzoeksresultaten met betrekking tot een leidinggevende van de gemeente waren in dit bijzondere geval onvoldoende klemmende redenen. Door dit slechts indirect of in beperkte mate te doen deed het College te weinig recht aan de gerechtvaardigde verwachtingen van klagers en beklaagde en meer in het algemeen van medewerkers van DFM. 

 

Aanbeveling

De ombudsman beveelt het College aan de verschillende procedures die openstaan bij klachten over leidinggevenden te stroomlijnen.

 

Opvolging

Het college van burgemeester en wethouders laat weten de aanbeveling te onderschrijven. Het onderzoek van de ombudsman heeft het beeld van het college dat het naast elkaar bestaan van verschillende klachtprocedures kan leiden tot onduidelijkheden versterkt. Eerder dit jaar heeft een werkgroep een analyse gemaakt van de klachtbehandeling binnen de gemeente. Als onderdeel van de door deze werkgroep voorgestelde verbeteringen is een concernklachtcoördinator aangesteld, die de opdracht heeft de noodzakelijke verbeteringen uit te voeren, waaronder de stroomlijning van de procedures bij klachten over leidinggevenden.