WZS heeft een vordering op een man omdat hij een ontvangen PGB budget over 2008 niet heeft verantwoord met betalingsbewijzen. WZS stuurt de man betalingsherinneringen in 2010 en 2011, en uiteindelijk een aanmaning in 2012. De man reageert daarop altijd schriftelijk richting de dienst, waarbij hij opmerkt bij zijn weten al aan zijn verantwoordingsverplichting van het PGB budget te hebben voldaan. De man wendt zich in het voorjaar van 2012 tot de ombudsman.

Uit onderzoek van de ombudsman blijkt dat de man wél het PGB over 2009 aan de dienst heeft verantwoord, maar niet het PGB van 2008. WZS heeft in 2009 meerdere keren gevraagd om aan de hand van schriftelijke betalingsbewijzen, zoals bankafschriften, de besteding van het PGB 2008 te verantwoorden. Daarop heeft de man WZS telkens terug geschreven dat hij geen schriftelijke betalingsbewijzen overleggen kan, omdat hij zijn zorgverlener altijd contant betaalde. Na tussenkomst van de ombudsman stelt WZS de man in staat door middel van een handgeschreven kwitantie de besteding van het PG budget 2008 te verantwoorden.

De dienst had de man, meteen nadat de man had uitgelegd dat hij niet de gevraagde betalingsbewijzen kon overleggen, moeten meedelen dat een handgeschreven verklaring ook volstaan zou. Dát stond niet vermeld in de brieven van WZS om de bedragen te verantwoorden.