Op het aanvraagformulier collectieve zorgverzekering staat vermeld dat de aanvraag voor 20 december bij de Dienst Werk en Inkomen (DWI) ingediend moet zijn. Op 18 december 2012 post de gemachtigde van een vrouw het aanvraagformulier. DWI neemt de aanvraag niet in behandeling, omdat die pas op 24 december 2012 wordt ontvangen. De gemachtigde belt DWI voor uitleg en krijgt te horen dat de post er intern nog vijf dagen over kan doen. De gemachtigde dient een bezwaarschrift in en DWI wijst dat af omdat de aanvraag te laat is ontvangen. De gemachtigde wendt zich tot de ombudsman.

De ombudsman vindt dat de informatie op het aanvraagformulier over de uiterste ontvangstdatum niet duidelijk genoeg is. Met het oog op het feit dat de post in de laatste weken van het jaar zelden een dag later wordt bezorgd, doet DWI er beter aan om als voorwaarde op te nemen dat alleen die aanvragen in behandeling worden genomen die voor 20 december door DWI ontvangen zijn. Het risico dat een aanvraag die te laat is verstuurd niet in behandeling wordt genomen, ligt dan bij de burger. De ombudsman heeft DWI hier eerder op gewezen in zijn rapport van 18 september 2012 “Problemen bij collectieve zorgverzekering en kortingsregeling II” (RA121598).

Voorts constateert de ombudsman dat DWI in de beslissing op bezwaar onvoldoende acht heeft geslagen op de situatie van de vrouw. Die was al verzekerd bij Agis; er was dus alleen een administratieve aanpassing nodig. De dienst heeft hierdoor in strijd met het vereiste van goede informatieverstrekking en het vereiste van goede motivering gehandeld.

Met instemming heeft de ombudsman vernomen dat DWI de financieel nadelige gevolgen voor de vrouw wil compenseren.